国际上通用的宴请形式有宴会、招待会、茶会、工作餐等。举办宴请活动采用何种形式，通常根据活动目的、邀请对象以及经费开支等各种因素而定。
一、常见的几种宴请形式
（一）宴会
宴会有国宴、正式宴会、便宴、家宴之分。按举行的时间，又有早餐、午宴、晚宴之分。其隆重程度，出席规格以及菜肴的品种与质量等均有区别。一般来说，晚上举行的宴会较白天举行的更为正式、隆重。
国宴是国家元首或政府首脑为国家的庆典，或为外国元首、政府首脑来访而举行的正式宴会，因而规格最高。通常在宴会厅内悬挂国旗，安排乐队演奏席间乐,有时还奏唱国歌。席间视情致辞或祝酒。
正式宴会除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。
许多国家的正式宴会十分隆重，往往要求客人着礼服，对餐具、酒水、菜肴道数、陈设，以及服务员装束、仪态也都有严格的要求。
便宴 即非正式宴会，形式相对简便，较随便、亲切，宜用于日常友好交往。
家宴 即在家中设便宴招待客人。西方人喜欢采用这种形式，以示亲切友好。
（二）招待会
招待会是为招待较多人数宾客而采用的宴请形式，备有食品、酒水饮料，通常都不排席位，可以自由活动，便于宾主广泛接触交谈。常见的有：
冷餐会（自助餐） 特点是不排席位，菜肴以冷食为主，也可用热菜，连同餐具陈设在餐桌上，供客人自取。客人可自由活动，多次取食。酒水常陈放在桌上，也可由招待员端送。冷餐会在室内或在院子里、花园里举行，可设小桌、椅子，自由入座，或站立进餐。根据主、客双方身份，招待会规格、隆重程度可高可低，举办时间一般在中午十二时至下午二时、下午五时至晚七时左右。
我国内举行的大型冷餐招待会，往往用大圆桌，设座椅，主宾席排座位，其余各席可排桌次但不固定座位。
酒会 又称鸡尾酒会，形式较活泼，便于广泛接触交谈。招待品以酒水为主，略备小吃。不设座椅，仅置小桌（或茶几），以便客人走动。酒会举行的时间亦较灵活，中午、下午、晚上均可。酒会上不一定都用鸡尾酒，但通常用的酒类品种较多，并配以各种果汁，不用或少用烈性酒。食品、饮料由招待员用托盘端送，或部分置于桌上。
近年国际上大型活动中越来越多采用酒会的形式。在重大的外事活动、经贸会议、节日庆典、文体演出等前后可举行酒会招待客人。
（三）茶会
茶会是一种简便的招待形式。举行的时间通常在下午四时左右（亦有上午十时举行）。茶会设在客厅，厅内设茶几、座椅。一般不排席位，但如是为某贵宾举行的活动，入座时，有意识地将主宾同主人安排坐到一起。茶会在茶叶、茶具选择上要有所讲究，或具有地方特色。外国人一般用红茶，略备点心和地方风味小吃，亦有不用茶而用咖啡。
（四）工作餐
工作餐是现代国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式，利用进餐时间，边吃边谈问题。按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐。此类活动一般只请与工作有关的人员，不请配偶。双边工作餐往往排席位，常用长条桌，其座位排法类似会谈。在代表团访问中，往往因日程安排紧而采用这种形式。
二、有关宴请活动的几项组织工作
（一）确定宴请目的、名义、对象、范围与形式
宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以为某一事件。如为代表团来访，为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节的到离任，为展览会的开闭幕、某项工程动工、竣工。在国际交往中，还根据需要举办一些日常的宴请活动。
确定邀请名义和对象的主要根据是主、客双方的身份，也就是说主客身份应该对等。身份低使人感到冷淡，规格过高亦无必要。如外国使馆宴请驻在国部长级以上官员，应由大使（临时代办）出面邀请。如请主宾携夫人出席，一般以夫妇名义发出邀请。
邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来作陪。这都要考虑多方因素，如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例、对方对我的做法，以至当前政治气候等。
邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼、以及对方是否有配偶都要准确。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家要否邀请其人员出席同一活动要慎重考虑。
宴请采取何种形式，在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说，正式、规格高、人数少的以宴会为宜，人数多则以冷餐会或酒会更为合适，妇女界活动多用茶会。
（二）确定宴请时间、地点
宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间。注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日期和时间。例如，对信奉基督教的人士不要选十三号，更不要选十三号星期五；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。小型宴请应首先征询主宾意见，最好相机口头当面约请，也可用电话联系。主宾同意后，时间即被认为最后确定，可以按此约请其他宾客。
宴请地点的选择。官方正式隆重的活动，一般安排在首脑府邸、典礼场所、议会大厦、皇宫等地举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及实际可能而定。选定的场所要能容纳全体人员。举行小型正式宴会，在可能条件下，宴会厅外另设休息厅，供宴会前客人等候用，待宾客会合后前往宴会厅入席。
（三）发出邀请和请柬格式
宴请活动一般均发请柬，这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘之用，便于客人准确地知道宴请的时间、地点。便宴经约妥后，可发亦可不发请柬。工作餐一般不发请柬。有些国家，邀请最高领导人作为主宾参加活动，需单独发邀请信，其他宾客发请柬。
请柬一般提前一周至二周发出（有的地方须提前更早），以便被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬，在请柬右上方或下方注上“To remind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，为确切掌握出席情况，往往要求被邀者答复能否出席。遇此，请柬上一般用法文缩写注上“R.S.V.P.”（请答复）字样，如只需不出席者答复，则可注上“Regrets only”（因故不能出席请答复），并注明电话号码。也可以在请柬发出后，用电话询问能否出席。
请柬行文不用标点符号（括号除外），所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称，有时还写明事由、服装、请客人答复等要求。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），主人姓名放在落款处，落款中不写时间。请柬格式与行文中外文本，差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可以手写，但手写字迹要美观、清晰。
请柬信封上被邀请人姓名、职务书写要准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬。正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号。请柬发出后，应及时落实出席情况，以便安排调整席位。席位的通知，可在请柬上注明（如有需要附上宴会的桌次图或者席位图），或者在宴会厅入口处摆放宴会全场席位图或者在现场将席位图发予出席人员。
（四）订菜
宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准内安排。选菜主要考虑主宾的喜好与禁忌，例如，伊斯兰教徒用清真席，不用酒，甚至不用任何带酒精的饮料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侣和一些教徒吃素；也有因身体等原因不能吃某种食品的。如果宴会上个别人士有特殊需要，也可以单独为其上菜。大型宴请，则应照顾到各个方面。菜肴道数和份量都要适宜。在地方上，宜用有地方特色的食品招待，用本地产的名酒。山珍海味等名贵菜要慎用。如是宴会，菜单审定后即可译成外文并印制，现场摆放菜单时，一桌两、三份，至少一份，也可每人一份。
（五）席位安排
正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。无论采用哪种做法，都要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，现场还要有人引导。大型的宴会，最好是排席位，确保活动有序、顺畅。
国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。外国非工作性宴会习惯男女穿插安排，主宾在女主人右方，主宾夫人在男主人右方。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以以面对主桌的位置为主位。
礼宾次序是排席位的主要依据。在排席位之前，要把经落实出席的主、客双方出席名单分别按礼宾次序排列出来。除了礼宾顺序之外，在具体安排席位时，还需要考虑一些其他因素。多边的活动需要注意客人之间的政治关系。身份大体相同，使用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起。政见分歧大、两国关系紧张者，尽量避免排到一起。在许多国家，译员不上席，为便于交谈，译员坐在主人和主宾背后。我国一般将译员安排在主宾右侧（圆桌）或主人左侧（长桌）。
席位排妥后准备座位卡。便宴、家宴可以不放座位卡，但主人对客人的座位也要有大致安排。
（六）现场布置
1、宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该庄重、大方，可以少量点缀鲜花、食雕等。
宴会可以用圆桌、长桌或方桌。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相当。如安排有乐队演奏席间乐，不要离得太近，乐声宜轻。
冷餐会的菜台用长方桌。如坐下用餐，可摆四、五人一桌的方桌或圆桌。座位要略多于全体宾客人数，以便客人自由就座。
酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、干果、点心等。也可在四周放些椅子，供有需要人士使用。
2、宴会开始前应提前到现场检查准备工作。如是宴会，事先将座位卡和菜单摆上。座位卡置于餐具上方，勿置于餐盘内。菜单可放在餐具右侧，也可放在座位卡上方或一侧。
（七）宴请程序及现场工作
主人一般在门口迎接客人。官方活动，除男女主人外，还有少数其他主要官员陪同主人排列成行迎宾（称为迎宾线）。其位置宜在客人进门存衣以后进入休息厅之前。客人握手后，由工作人员引进休息厅。如无休息厅则直接进入宴会厅，但不入座。
有些国家官方隆重场合，客人（包括本国客人）到达时，有专责人员唱名。有的国家在正式宴会前安排酒会，以便客人会合和自由交谈。
休息厅内有相应身份的人员照料客人。由招待员送饮料。
主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。如客人尚未到齐，由迎宾线上其他官员代表主人在门口迎接。
主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴会即开始。如休息厅较小，或宴会规模大，也可以请主桌以外的客人先入座，贵宾席最后入座。
如有正式讲话，正式宴会可在热菜之后甜食之前由主人讲话，接着由客人讲。也有一入席双方即讲话的。冷餐会和酒会讲话时间则更灵活。
吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。
宴会结束时，主人送主宾至门口，主宾离去后，原迎宾人员顺序排列，与其他客人握别。
家庭便宴则较随便。客人到达时，主人主动趋前握手。如主人正与其他客人交谈，未发觉客人到来，则客人应前去握手问好。饭后如无余兴，即可陆续告辞。通常主宾先与主人告别，然后再与主人配偶告别。
